КЭДО в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ» 3.1: выбираем сервис для удаленного подписания документов

Кадровый электронный документооборот закрывает главную боль кадровых служб: сбор подписей и ознакомлений у сотрудников, которые находятся вне офиса. Документы формируются в 1С, подписываются электронной подписью, мгновенно доставляются сотруднику, а факт подписания фиксируется автоматически.

В «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ» 3.1 доступны два основных варианта КЭДО.

• Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — подписание в контуре «1С», в том числе с мобильных устройств.
• Платформа «Работа в России» — подписание на портале через учетную запись ЕСИА.

Что говорит закон

Переход на электронный документооборот требует соблюдения нескольких правил. Они понятные и выполнимые.

1. КЭДО вводится локальным нормативным актом. В документе прописываются: используемая система, перечень документов, категории сотрудников, дата старта и регламент подписания.
2. Работодатель может вести КЭДО через платформу «Работа в России» или через собственную информационную систему (в том числе на базе «1С»).
3. Важный нюанс: некоторые виды документов по Трудовому кодексу нельзя перевести в электронный вид. Это стоит учесть на первом этапе.

Вариант 1. сервис «1С:Кабинет сотрудника»

Это решение, которое выбирает большинство коммерческих компаний. Сотрудник заходит в личный кабинет (в том числе с телефона) и подписывает документы. Кадровик или расчетчик работает в привычной «1С:ЗУП»/«1С:ЗКГУ» — отправляет документы, получает заявления и отслеживает статусы.

Как это выглядит?

1. Документ оформляется в «1С:ЗУП» иди «1С:ЗКГУ» и направляется в кабинет сотрудника.
2. Работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), сотрудник — обычно усиленной неквалифицированной (УНЭП). Статусы и даты фиксируются в «1С».

Преимущества подхода

1. Для бизнеса: кадровые процессы закрываются быстрее, меньше ручных операций.
2. Для сотрудников: подписание со смартфона и все документы в одном месте.
3. Для кадровиков: меньше ручного ввода, автоматическая выдача расчетных листков и справок.

Вариант 2. КЭДО через портал «Работу в России»

Здесь документ формируется в «1С:ЗУП»/«1С:ЗКГУ», подписывается УКЭП работодателя и передается на портал «Работа в России». Сотрудник заходит на портал через Госуслуги (ЕСИА) и ставит подпись.

Сценарий работы

1. Создание документа в «1С», подписание УКЭП и передача на портал.
2. Подписание сотрудником на портале и фиксация статусов.

Когда выбирают этот вариант?

• Если важен именно государственный контур.
• Если сотрудников проще вести через ЕСИА, чем через отдельное приложение.
• Если есть возможность поддерживать учетные записи и регламенты портала.

Что выбрать?

Выбор между двумя системами зависит от приоритетов компании:

• Если нужна максимальная скорость и удобство для сотрудников (подписание в один клик со смартфона) — выбирайте «1С:Кабинет сотрудника».
• Если необходим гос-контур и подписание именно на портале — подойдет «Работа в России».
• Если сомневаетесь — запустите пилот на одной группе и сравните скорость подписания и долю неподписавших сотрудников. Цифры покажут объективную картину.

Когда понадобится помощь специалистов «1С»

В некоторых случаях лучше привлечь профессионалов:

• первый опыт настройки КЭДО;
• несколько юрлиц или филиалов, сменные графики, удаленка;
• нестандартные шаблоны документов и сложные маршруты подписания;
• потребность в быстром запуске без ошибок.