Декларация по НДС в 2026 году: пошаговая подготовка и разбор сложных ситуаций

НДС считается одним из самых сложных налогов для отчетности. Причина проста: вашу декларацию проверяют не только на ошибки, но и сравнивают с данными контрагентов. Если в счете-фактуре цифры разойдутся хотя бы в одной позиции, налоговая пришлет требование. Придется тратить время на пояснения или уточненки.

В 2026 году ситуация усложнилась. Ставка НДС выросла до 22%. Кроме того, часть компаний и ИП на УСН теперь тоже должны платить НДС, если их доходы превысили лимиты. Для них это новая задача: нужно вести книги покупок и продаж, выставлять счета-фактуры и сдавать декларации.

Рассказываем, как подготовиться к сдаче НДС, на что обратить внимание и в каких случаях лучше позвать специалистов.

Что изменилось для УСН в 2026 году

Для упрощенцев теперь действуют новые правила. Все зависит от суммы дохода.

• Если доход за 2025 год не превысил 20 млн рублей. С 1 января 2026 года вы автоматически освобождаетесь от НДС. Но есть исключения: налог все равно придется платить при ввозе товаров из-за границы и в ситуациях, когда вы выступаете как налоговый агент.
• Если доход за 2025 год превысил 20 млн рублей. С 1 января 2026 года вы обязаны платить НДС на общих основаниях.
• Если доход превысил лимит в 2026 году. Обязанность по НДС возникает с 1-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором доход превысил 20 млн рублей.
• Какие ставки можно применять. Можно работать с обычными ставками: 22%, 10% или 0%. Либо выбрать специальные ставки для УСН — 5% или 7%. Но важно помнить: при ставках 5% и 7% вычет входного НДС не применяется (за редким исключением).
• Планирование на будущее. Порог для освобождения от НДС будет постепенно снижаться. Право на освобождение нужно оценивать каждый год исходя из дохода за предыдущий год.

Сроки сдачи и порядок уплаты

Декларацию по НДС сдают только в электронном виде — через оператора ЭДО.

Срок сдачи — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Если 25-е выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Уплата налога. Налог платят частями: по одной трети от суммы в течение трех месяцев после квартала. Крайний срок уплаты каждой части — 28-е число.

Совет: не оставляйте отправку на последний день. В часы пик возможны сбои в работе сервисов, и времени на исправление ошибок уже не останется.

Типичные ошибки при подготовке НДС

Опыт показывает, что большинство проблем возникают из-за одних и тех же ситуаций.

1. Расхождения с контрагентами. Налоговая сравнивает ваши счета-фактуры с данными поставщиков и покупателей. Если не совпадает номер, дата, сумма, ИНН или ставка — ждите требования. Чаще всего расходятся именно эти реквизиты.
2. Ошибки в авансах, возвратах и корректировках. Бывает, что аванс получен, а счет-фактура на него не выставлен или зарегистрирован не в том периоде. Или корректировка стоимости проведена не той операцией. В результате книги покупок и продаж заполнены неверно.
3. Неправильные ставки и коды операций. Если выбрать не ту ставку или неверно указать код операции, данные уйдут в неправильный раздел декларации. Это системная ошибка — придется исправлять настройки учета.
4. Проблемы с закрытием периода. Если в базе остались непроведенные документы, ручные правки или незавершенные операции, декларация почти наверняка сформируется с ошибками.

Как подготовить декларацию в «1С:Бухгалтерии 3.0»: пошаговый план

Этот алгоритм подходит и для ОСНО, и для УСН, если вы обязаны платить НДС.

Шаг 1. Закройте первичку за квартал

Проверьте, что все документы за квартал введены и проведены: реализации, поступления, авансы, возвраты, корректировки. Уделите внимание документам на стыке месяцев — они должны попасть в нужный период.

Шаг 2. Запустите проверки в «1С»

В программе есть встроенные инструменты.

• «Экспресс-проверка ведения учета» — покажет ошибки в книгах покупок и продаж.
• «Анализ состояния учета по НДС» — поможет оценить общую картину.
• «Помощник по учету НДС» — проведет по регламентным операциям и подготовит декларацию.

Шаг 3. Сверьте книги покупок и продаж с бухучетом

Проверьте, чтобы итоги по книгам совпадали с оборотами по счетам учета НДС. Если есть расхождения, нужно найти причину.

Шаг 4. Сверьтесь с контрагентами

Посмотрите счета-фактуры и УПД от поставщиков и покупателей. Реквизиты должны совпадать с обеих сторон. Если работаете через ЭДО, проверьте статусы документов.

Шаг 5. Проведите финальный контроль

Перед отправкой убедитесь:

• все разделы декларации заполнены;
• контрольные соотношения сходятся;
• у вас сохранены расшифровки книг на случай запросов из налоговой.

Чек-лист: что проверить за 3–5 дней до сдачи

• Нет непроведенных документов за квартал.
• Все счета-фактуры, УПД и корректировки зарегистрированы в нужных периодах.
• Авансы, возвраты и корректировки отражены правильно.
• Проведены проверки в «1С»: экспресс-проверка, анализ учета, помощник по НДС.
• Книги покупок и продаж сходятся с бухгалтерскими данными.
• Подготовлены расшифровки по ключевым строкам.
• Отправка не запланирована на последний час последнего дня.

Когда стоит обратиться к специалистам

Бывают ситуации, когда проще и надежнее доверить подготовку НДС профессионалам.

Если вы только начинаете

• Впервые сдаете НДС или переходите на него с УСН.
• Меняете ставку или режим и нужно настроить учетную политику.

Если налоговая прислала требования

• Получили запрос по расхождениям с контрагентами.
• Нужно подать уточненку и исправить не только цифры, а саму причину ошибки.

Если у вас сложные операции

• Много авансов, зачетов, возвратов, корректировок.
• Работаете с разными ставками (22%, 10%, 0%, 5%, 7%).
• Есть операции, которые попадают в разные разделы декларации.
• Ведете раздельный учет по облагаемым и необлагаемым операциям.
• Работаете через комиссионеров, агентов или маркетплейсы.

Если с учетов в базе проблемы

• Много ручных правок, непроведенных документов, расхождений между регистрами.
• Бухгалтерия загружена, объем документов большой, а времени мало.